ChatGPT in der Steuerberatung: Berufsgeheimnis und Mandantendaten

Ein Mahnschreiben verfassen, eine Steuernotiz zusammenfassen, einen Kommentar zum Jahresabschluss vorbereiten, eine ungewöhnliche Buchung verstehen: In einer Kanzlei für Buchhaltung und Steuerberatung gibt es viele, oft sinnvolle Einsatzmöglichkeiten für generative KI. Eine Kanzlei verarbeitet aber auch täglich einige der sensibelsten Daten ihrer Mandanten: detaillierte Buchhaltung, Lohnabrechnung, Bankverbindungen, steuerliche Lage. Bevor eine Datei in ChatGPT oder einen anderen Assistenten eingefügt wird, überlagern sich zwei rechtliche Rahmen: das Berufsgeheimnis des Berufsstands und die DSGVO. Dieser Artikel beschreibt sie am Beispiel Frankreichs, wo der expert-comptable in etwa dem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer entspricht.

Das Berufsgeheimnis des expert-comptable

Die Ordonnance Nr. 45-2138 vom 19. September 1945, die den Berufsstand in Frankreich regelt, sieht vor, dass experts-comptables, experts-comptables in Ausbildung und bestimmte Angestellte der Kanzleien zum Berufsgeheimnis verpflichtet sind, unter den Bedingungen und Strafen des Artikels 226-13 des französischen Strafgesetzbuchs (Code pénal) (Artikel 21).¹ Artikel 226-13 des Code pénal bestraft die Offenbarung einer geheimen Information durch eine Person, der sie aufgrund ihres Berufs anvertraut ist, mit einem Jahr Freiheitsstrafe und 15.000 Euro Geldstrafe.²

Die Frage, die generative KI aufwirft, ist daher einfach zu formulieren: Ist es mit diesem Geheimnis vereinbar, die Daten eines Mandanten an einen Drittdienst zu übermitteln, der sie auf seinen Servern verarbeitet und speichert? Unseres Wissens gibt es keine Rechtsprechung, die diese Frage für KI-Assistenten entscheidet, und die Antwort hängt von den konkreten Umständen ab (Vertrag, Speicherung, Zugriff, Art der Daten). Sicher ist: Daten, die man nicht sendet, werfen die Frage gar nicht erst auf. Daher der Nutzen der Datenminimierung, die weiter unten vorgestellt wird.

Was die DSGVO hinzufügt

Mandantenakten enthalten personenbezogene Daten: die der Geschäftsführer, der Beschäftigten, für die die Kanzlei die Lohnabrechnung erstellt, sowie der Lieferanten und Kunden, die in den Buchungen erscheinen. Je nach Mandat kann die Kanzlei als Verantwortlicher oder als Auftragsverarbeiter ihres Mandanten handeln; jede Situation erfordert eine eigene Prüfung.

Handelt sie als Auftragsverarbeiter, etwa bei der Lohnabrechnung, untersagt ihr die DSGVO, einen weiteren Auftragsverarbeiter ohne vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen hinzuzuziehen (Artikel 28 Absatz 2).³ Ein KI-Dienst, der Lohnabrechnungen im Auftrag der Kanzlei verarbeitet, kann unter diesen Rahmen fallen. In jedem Fall gelten die Grundsätze der Datenminimierung (Artikel 5) und der Sicherheit (Artikel 32).³

Die französische Datenschutzbehörde CNIL empfiehlt für generative KI, die Nutzung durch eine Richtlinie zu regeln, den Datenschutzbeauftragten einzubeziehen und die Nutzer zu schulen.⁶ Diese Schritte beschreiben wir ausführlich in unserem Artikel ChatGPT und DSGVO im Unternehmen.

Die betroffenen Daten: FEC, Lohnabrechnung, IBAN, NIR

• Die Buchungsdatei FEC (fichier des écritures comptables): Bei elektronischer Buchführung übergibt das geprüfte Unternehmen der französischen Finanzverwaltung eine elektronische Kopie davon (Artikel L47 A des Livre des procédures fiscales).⁴ Sie enthält alle Buchungen des Geschäftsjahres mit Buchungstexten und Personenkonten, die oft Namen tragen.
• Die Lohnabrechnung: Gehälter, Prämien, Abwesenheiten, Lohnpfändungen, manchmal gesundheitsbezogene Angaben (Krankschreibungen), die zu den besonderen Kategorien nach Artikel 9 DSGVO gehören.³
• Die französische Sozialversicherungsnummer (NIR), die Arbeitgeber für die Lohnabrechnung verwenden, deren Nutzung aber laut CNIL auf ganz bestimmte Fälle beschränkt ist, meist im Zusammenhang mit der sozialen Sicherung.⁵
• Die Bankverbindungen: IBAN von Kunden, Lieferanten und Beschäftigten, Kontoauszüge.
• Strategische Informationen: Planrechnungen, Verkaufsvorhaben, finanzielle Schwierigkeiten, die auch unter das Geschäftsgeheimnis des Mandanten fallen.

Privates Konto oder Business-Tarif

Der Kontotyp ändert den vertraglichen Rahmen. Für seine Verbraucherdienste gibt OpenAI an, die übermittelten Inhalte zur Verbesserung seiner Modelle nutzen zu können, sofern der Nutzer dies nicht deaktiviert.⁸ Für ChatGPT Business, Enterprise und die API gibt der Anbieter an, seine Modelle standardmäßig nicht mit Kundendaten zu trainieren, und bietet eine Vereinbarung zur Datenverarbeitung an.⁷ Auch Microsoft, Anthropic und Google veröffentlichen Zusagen für ihre Business-Angebote, darunter, ihre Modelle standardmäßig nicht mit Kundendaten zu trainieren.^10,11,12

Ein Business-Tarif ist daher eine vernünftige Voraussetzung. Er entbindet nicht davon, über das Gesendete nachzudenken: Ein Vertrag regelt die Verarbeitung durch den Anbieter, er hebt die Übermittlung selbst nicht auf.

Was der Berufsstand sagt

Der Conseil national de l’ordre des experts-comptables, die nationale Kammer des Berufsstands in Frankreich, hat 2024 ein Merkblatt für Kanzleien veröffentlicht: „Comment utiliser ChatGPT?“ (Wie nutzt man ChatGPT?). Es enthält eine unmissverständliche Anweisung: keine personenbezogenen, sensiblen oder vertraulichen Daten hochladen, also „keine nicht anonymisierten Mandanten-E-Mails, FEC, DSN…“, auf Websites, die man nicht kontrolliert, mit Verweis auf die DSGVO und das Berufsgeheimnis.⁹

Die Anweisung deckt sich mit der rechtlichen Analyse: Am besten geschützt sind Daten, die nicht hinausgehen. Die Empfehlungen des Berufsstands entwickeln sich mit den Werkzeugen weiter; vor jeder Entscheidung lohnt es sich, die neuesten Veröffentlichungen der Kammer und des zuständigen Regionalrats zu konsultieren.

Bewährte Praktiken für eine Kanzlei

Die wirksamste Maßnahme ist zugleich die einfachste: Namen, Personenkonten, IBAN und NIR vor dem Senden durch Platzhalter ersetzen. Eine Buchungsprüfung, eine Erklärung von Abweichungen oder ein Kommentar zum Jahresabschluss gelingen auch mit pseudonymisierten Daten sehr gut. Die möglichen Methoden vergleichen wir in unserem Leitfaden, wie Sie Daten vor ChatGPT anonymisieren, und wir bieten eine Vorlage für eine KI-Richtlinie, die sich an die Kanzlei anpassen lässt.

Um diese Regel mit Werkzeugen zu unterstützen, erkennt Tacite-IA auf dem Gerät, vor dem Senden an KI-Assistenten in Chrome und Edge, IBAN, Sozialversicherungsnummern, E-Mail-Adressen, Namen mit vorangestellter Anrede, Gesundheitsdaten und andere sensible Daten und schlägt eine anonymisierte Fassung vor. Excel-, Word- oder PDF-Dateien werden auf dem Gerät gelesen: Statt des Originals wird eine anonymisierte Textkopie gesendet, und gescannte, nicht lesbare PDFs werden als nicht prüfbar gemeldet. Die Analyse erfolgt ohne KI und ohne Übermittlung des Inhalts an unsere Server. Desktop-Apps wie die ChatGPT-App für den Computer sind nicht abgedeckt.

Häufige Fragen

Quellen

1. Ordonnance Nr. 45-2138 vom 19. September 1945, Artikel 21 (Berufsgeheimnis der französischen experts-comptables). Légifrance (amtliches Rechtsportal Frankreichs). Auf Französisch. Abgerufen am 8. Oktober 2026.
2. Code pénal (französisches Strafgesetzbuch), Artikel 226-13 (Verletzung des Berufsgeheimnisses). Légifrance (amtliches Rechtsportal Frankreichs). Auf Französisch. Abgerufen am 8. Oktober 2026.
3. Verordnung (EU) 2016/679 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten (Datenschutz-Grundverordnung, DSGVO). EUR-Lex. Abgerufen am 5. Oktober 2026.
4. Livre des procédures fiscales (französische Abgabenordnung), Artikel L47 A (Datei der Buchungen, FEC). Légifrance (amtliches Rechtsportal Frankreichs). Auf Französisch. Abgerufen am 8. Oktober 2026.
5. Qui peut me demander mon numéro de sécurité sociale (NIR) ?. CNIL (französische Datenschutzbehörde). Auf Französisch. Abgerufen am 8. Oktober 2026.
6. Les questions-réponses de la CNIL sur l’utilisation d’un système d’IA générative. CNIL (französische Datenschutzbehörde), 18. Juli 2024. Auf Französisch. Abgerufen am 5. Oktober 2026.
7. Enterprise privacy at OpenAI. OpenAI, Seite aktualisiert am 8. Januar 2026. Abgerufen am 5. Oktober 2026.
8. How OpenAI handles data in consumer services. OpenAI Help Center. Abgerufen am 5. Oktober 2026.
9. Comment utiliser ChatGPT ? Notice pour les cabinets d’expertise comptable. Conseil national de l’ordre des experts-comptables (französische Kammer der Wirtschaftsprüfer und Steuerberater), 2024. Auf Französisch. Abgerufen am 8. Oktober 2026.
10. Enterprise data protection in Microsoft Copilot and Microsoft Copilot Chat. Microsoft Learn. Abgerufen am 5. Oktober 2026.
11. Is my data used for model training?. Anthropic Privacy Center. Abgerufen am 5. Oktober 2026.
12. Generative AI in Google Workspace Privacy Hub. Google Workspace. Abgerufen am 5. Oktober 2026.

ChatGPT ist eine Marke von OpenAI, Copilot von Microsoft, Claude von Anthropic, Gemini von Google, Cursor von Anysphere. Andere genannte Produktnamen gehören ihren jeweiligen Inhabern. Tacite-IA ist mit keinem dieser Anbieter verbunden. Dieser Artikel dient der Information und stellt keine Rechtsberatung dar.